企業宛にかかってくる電話を代わりに対応する電話代行

電話代行ってどんなサービス

電話代行という言葉を聞いたことがありますか。
コールセンターは耳馴染みがあっても電話代行ってどのようなサービスをしているのか具体的には分からない方もいるでしょう。

電話代行というのはその企業の担当者に代わって、電話を受けるサービスのことです。
どのような場面で利用するのかというと、社員の人数が少なく日中は会社を留守にすることが多い会社で利用されています。

社員数が少ない会社では日中は外出していることが多いため、会社にかかってきた電話を受けることができません。
そのような会社に代わり、お客様から要件や内容を確認し、その会社に報告するのが主な業務になります。
携帯電話が普及している世の中ですが、全ての方が携帯電話にかけてくるわけではありません。
そのような方のサポートをするのが電話代行です。

コールセンターとの違い

ではコールセンターとの違いはどこにあるのでしょうか。
コールセンターは主にその電話を受けた会社のスタッフが対応します。
電話代行はあくまでも代行なので、電話代行を依頼した会社と、その会社と契約した電話代行会社のスタッフが対応されます。
この時点でコールセンターとの違いがわかりますよね。

またコールセンターでは多くのスタッフが待機していますが、電話代行は基本的には契約した会社の1名で対応されるので、人件費や設備投資を抑えることができます。
つまり個人でお店を経営されている方や中小企業の経営者の方に向いていると考えられます。

しかし電話代行にもデメリットがあります。
それは電話で受けた内容をその場で答えることができない場合あります。
コールセンターの場合はその会社のスタッフが対応できますが、電話代行の場合はあくまでもその会社の代行をしているだけなので、その会社の製品説明などは対応できません。

正確さと丁寧さが求められる

電話代行に向いている方は問い合わせを受けた内容を正確に丁寧に報告できる方です。
最低限の電話応対のマナーは必要になりますが、電話代行に求められているのはあくまでも応対した内容を依頼会社に報告することにあります。
つまり電話してきた方が誰なのか、どのような内容だったかのうまく聞き取ることが必要になります。

その会社の代表者になれる

電話応対でわざわざ代行を利用するなんて大げさだと思っている人もいるかもしれません。
しかしその会社の電話に出るということは、その会社を代表して応対しているということです。

電話かけた時に横柄な態度で対応されたことはありませんか。
その時にあなたはどのような気持ちになりましたか。
その会社の印象を良くすることも悪くすることも電話応対によって決まってしまう可能性があるのです。
1度電話代行サービスを利用してみれば、その便利さに驚くかもしれませんよ。